Kokemusasiantuntijalle kerrotaan hyvissä ajoin ennen tapahtumaa:
 

  • tilaisuuden aika, paikka ja ohjelma
  • tilaisuuden luonne ja kenen järjestämä tilaisuus on
  • millainen yleisö (esim. ammattilaisia/opiskelijoita) ja miten suuri yleisö odotettavissa
  • mistä aiheesta toivotaan puheenvuoroa ja mikä on kokemusasiantuntijan mukanaolon tarkoitus
  • puheenvuoron pituus
  • onko kysymyksiä odotettavissa
  • nauhoitetaanko tilaisuus ja jos kyllä, mihin tarkoitukseen (oikeus kieltäytyä)
  • tiedot tilasta: osoite, esteettömyys, muut keskeiset tiedot

Kokemusasiantuntija tekee itse päätöksen, haluaako puhua tilaisuudessa vai ei.  Häntä tuetaan etukäteen miettimään mitkä kysymykset ovat sellaisia, joihin hän ei halua vastata. Kokemusasiantuntijan valmennuksessa käydään läpi mahdollisia haastattelutilanteita ja opetellaan miten voi rakentavasti kieltäytyä vastaamasta. Valmennuksessa painotetaan, että on täysin hyväksyttävää olla vastaamatta ja että on tärkeä pitää huolta omista rajoista ja yksityisyydestä.

Paikalle tuleville tiedotusvälineille ilmoitetaan etukäteen kokemusasiantuntijan erityisosaamisesta, erityistarpeista ja hänen tilanteestaan, kielitaidon tasosta, vammoista ja mitä häneltä on sopivaa/toivottavaa kysyä ja mitä ei. Jos kokemusasiantuntijaa halutaan haastatella, niin tarvittaessa häntä tuetaan haastatteluun valmistautumisessa.

Kokemusasiantuntijan pidettyä puheenvuoronsa häntä kiitetään. Puheenvuoron jälkeen hänen kanssaan käydään haastattelutilanne läpi; miten se meni ja miltä se tuntui. Kokemusasiantuntija voi antaa palautetta järjestön toimintatavasta ja olisiko siinä ollut jotakin parannettavaa. Järjestötoimija voi myös antaa kokemusasiantuntijan puheenvuorosta palautetta ja mahdollisia kehittämisehdotuksia harkintaa käyttäen.